ΤΟ MANAGEMENT ΤΩΝ ΑΠΟΘΕΜΑΤΩΝ
….ΕΚΕΙ ΠΟΥ ΒΡΙΣΚΟΝΤΑΙ ΤΑ ΚΕΡΔΗ ΚΑΙ ΟΙ ΖΗΜΙΕΣ ΤΩΝ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΕΩΝ
1. ΕΙΣΑΓΩΓΙΚΑ
Τις περισσότερες φορές τα αποθέματα μιας επιχείρησης καλύπτουν σημαντικό ποσοστό του ενεργητικού της και ειδικότερα του κυκλοφοριακού ενεργητικού. Με τον όρο αποθέματα εννοούμε τα προϊόντα, εμπορεύματα, πρώτες ύλες, υλικά συσκευασίας κλπ. που παραμένουν στην επιχείρηση για να καλύψουν τη μελλοντική ζήτηση (πωλήσεις) και να ικανοποιούν τις ανάγκες της παραγωγικής διαδικασίας εφόσον πρόκειται για πρώτες ύλες ή υλικά συσκευασίας.
Η σημασία των αποθεμάτων για την επιχείρηση είναι πάρα πολύ μεγάλη διότι αφενός μεν δεσμεύονται σημαντικά κεφάλαια με επιπτώσεις στην αποδοτικότητα και τη ρευστότητα της επιχείρησης, αφετέρου η επιχείρηση διατρέχει κίνδυνο από τη χρονική απαξίωση των αποθεμάτων (φθορές, απώλειες κλπ.).
Στην εργασία αυτή το κύριο βάρος της παρουσίασης του Management αποθεμάτων στρέφεται στη χρηματοοικονομική προσέγγιση του θέματος, όπως και σε θέματα ελέγχου των αποθεμάτων.
2. ΛΟΓΙΣΤΙΚΗ ΑΝΤΙΜΕΤΩΠΙΣΗ ΤΩΝ ΑΠΟΘΕΜΑΤΩΝ – ΑΓΟΡΩΝ
Η λογιστική αντιμετώπιση (εμφάνιση) των αποθεμάτων και των αντιστοίχων αγορών θα πρέπει να γίνεται σύμφωνα με τις αρχές του Γενικού Λογιστικού Σχεδίου και πιο συγκεκριμένα με τους λογαριασμούς της δεύτερης ομάδας.
Το σύνολο των εμπορευμάτων, προϊόντων, α’ υλών και υλικών συσκευασίας παρακολουθούνται με μια σειρά υπολογαριασμών (δευτεροβάθμια, τριτοβάθμια κ.ο.κ.) σύμφωνα με τις ανάγκες της επιχείρησης. Στις βασικές κατηγορίες της δεύτερης ομάδος μια ενδεικτική παρουσίαση έχει ως εξής:
20: Εμπορεύματα.
20.00.00: Αποθέματα.
20.00.01: Αγορές Χρήσεως.
20.00.02: Εκπτώσεις αγορών.
21: Προϊόντα έτοιμα και ημιτελή.
21.00.00: Αποθέματα.
21.00.01: Παραχθέντα μέσα στη χρήση.
22: Υποπροϊόντα και Υπολείμματα.
22.00.00: Αποθέματα.
22.00.01: Παραχθέντα μέσα στη χρήση.
23: Παραγωγή σε εξέλιξη.
24: Πρώτες και βοηθητικές ύλες.
Η παραπάνω παρουσίαση είναι εντελώς ενδεικτική αφού στην πράξη για κάθε προϊόν έχουμε τον αντίστοιχο κωδικό αριθμό (Κ.Α) σε πλήρη ανάλυση. Με την ονομασία όλων των ειδών με τους σχετικούς κωδικούς αριθμούς και με τη βοήθεια των Η/Υ έχουμε κάθε σχετική πληροφορία που θέλουμε σε οποιοδήποτε επίπεδο.
3. ΙΣΟΖΥΓΙΟ ΑΠΟΘΗΚΗΣ
Στο ισοζύγιο αποθήκης παρακολουθούνται όλες οι συναλλαγές για κάθε προϊόν και έχουμε μια σειρά από πληροφορίες που αφορούν την εξέλιξη των αποθεμάτων και αγορών για κάθε προϊόν της επιχείρησης.
Μεταξύ των στοιχείων που περιλαμβάνει ένα ισοζύγιο αποθήκης είναι:
1) Κωδικός αριθμός.
2) Περιγραφή του είδους (ονομασία).
3) Ομάδα στην οποία ανήκει από πλευράς κυκλοφοριακής ταχύτητας, πχ. A,B,C,D (για το θέμα αυτό θα αναφερθούμε αναλυτικά σε επόμενη παράγραφο).
4) Υπόλοιπο εξ απογραφής (ποσότητα και αξία).
5) Εισαγωγές, αγορές (ποσότητα και αξία).
6) Εξαγωγές (ποσότητα και αξία).
7) Υπόλοιπο περιόδου (ποσότητα και αξία).
8) Βαθμός κινητικότητας.
9) Τελευταία εισαγωγή (ημερομηνία).
10) Τελευταία εξαγωγή (ημερομηνία).
11) Κόστος μονάδος προϊόντος.
12) Κόστος υπολοίπου.
13) Προοδευτικό υπόλοιπο.
Με βάση τα παραπάνω πληροφοριακά στοιχεία και εφόσον αυτά παρέχονται από το υφιστάμενο σύστημα, αντιλαμβανόμαστε ότι ο συνδυασμός και η επεξεργασία των στοιχείων αυτών δίνει τη δυνατότητα στον υπεύθυνο της επιχείρησης να ασκήσει ουσιαστική διοίκηση στον τομέα των αποθεμάτων.
Στη συνέχεια παρουσιάζουμε ένα υπόδειγμα ισοζυγίου αποθήκης το οποίο περιλαμβάνει όλα τα παραπάνω στοιχεία.
4. ΔΕΙΚΤΕΣ ΑΠΟΘΕΜΑΤΩΝ
Ένα από τα βασικά κριτήρια του Management των αποθεμάτων είναι η κυκλοφοριακή ταχύτητα, ένας δείκτης πολύ σημαντικός για κάθε επιχείρηση. Ο δείκτης κυκλοφοριακής ταχύτητας των αποθεμάτων δίνεται από τη σχέση:
Κυκλοφ. ταχύτητα αποθεμάτων = Κόστος πωληθέντων = (φορές).
Μέσα αποθέματα
Ο παραπάνω δείκτης μας δίνει πόσες φορές το χρόνο ανανεώνονται κατά μέσο όρο τα αποθέματα της επιχείρησης. Ο παρονομαστής του κλάσματος περιλαμβάνει τα μέσα αποθέματα της επιχείρησης δηλ. (αρχικά + τελικά)/2. Στην περίπτωση όμως κατά την οποία η επιχείρηση αντιμετωπίζει έντονη εποχικότητα στην επιχειρηματική δραστηριότητα (πωλήσεις), τότε είναι καλύτερα ως μέσα αποθέματα να λαμβάνουμε το σταθμικό μέσο όρο των αποθεμάτων που έχει η επιχείρηση στο τέλος κάθε μήνα.
Όταν θέλουμε να εκφράσουμε την κυκλοφοριακή ταχύτητα των αποθεμάτων σε ημέρες, τότε έχουμε την παρακάτω σχέση:
Μέσος χρόνος ανανέωσης σε ημέρες = 365 = (ημέρες).
Κυκλοφ/κή ταχύτητα
Οι δύο παραπάνω δείκτες εκφράζουν το μέσο όρο της επιχείρησης όσον αφορά την κυκλοφοριακή ταχύτητα των αποθεμάτων και στην περίπτωση κατά την οποία έχουμε τις τιμές των παραπάνω δεικτών για μια σειρά ετών τότε έχουμε τις τάσεις που διαμορφώνονται διαχρονικά όσον αφορά τη διαμόρφωση της κυκλοφοριακής ταχύτητας. Ο μέσος όρος όμως και οι τάσεις δε μας δίνουν πάντοτε τη δυνατότητα να εξετάσουμε σε βάθος την εξέλιξη των αποθεμάτων. Με το πρόβλημα αυτό θα ασχοληθούμε στην επόμενη παράγραφο, όταν θα εξετάσουμε το βαθμό κινητικότητας των αποθεμάτων.
5. ΒΑΘΜΟΣ ΚΙΝΗΤΙΚΟΤΗΤΑΣ ΤΩΝ ΑΠΟΘΕΜΑΤΩΝ.
Η έννοια του βαθμού κινητικότητας των αποθεμάτων συνδέεται άμεσα με το δείκτη της κυκλοφοριακής ταχύτητας των αποθεμάτων.
Ο βαθμός κινητικότητας των αποθεμάτων δίνεται από τη σχέση:
Β.Κ. = Εξαγωγές (%)
Αρχικά + αγορές
Τόσο ο παρανομαστής του κλάσματος όσο και ο αριθμητής αναφέρονται σε ποσότητες και όχι σε αξίες όπως συμβαίνει με το δείκτη της κυκλοφοριακής ταχύτητας των αποθεμάτων.
Αυτό όμως δε σημαίνει ότι δεν θα μπορούσε τόσο ο αριθμητής όσο κι ο παρανομαστής του κλάσματος να εκφράζονται σε αξίες. Στο δείκτη όμως του βαθμού κινητικότητας προσφεύγουμε όταν θέλουμε να έχουμε μια αναλυτική εικόνα για ομάδες προϊόντων ή για κάθε προϊόν.
Με βάση την παραπάνω σχέση που μας δίνει το βαθμό κινητικότητας προκύπτει ότι ο Β.Κ. παίρνει τιμές από 0% έως 100%. Έτσι έχουμε:
Α) Τα αποθέματα που παρουσιάζουν βαθμό κινητικότητας (0) μηδέν σημαίνει απλά ότι δεν είχαμε εξαγωγές εμπορευμάτων ή προϊόντων στη συγκεκριμένη χρονική περίοδο και για το συγκεκριμένο προϊόν και
Β) Τα αποθέματα που παρουσιάζουν βαθμό κινητικότητας 100% σημαίνει ότι δεν έχουμε υπόλοιπα στην αποθήκη ή ότι ισχύει η σχέση:
Εξαγωγές = Αρχικά αποθέματα + Αγορές.
Η κατάταξη των αποθεμάτων με βάση το βαθμό κινητικότητας μας δίνει σημαντικές και χρήσιμες πληροφορίες για την κατάσταση των αποθεμάτων μιας επιχείρησης.
|
Πίνακας κατανομής της στάθμης |
|||
|
του αποθέματος κατά |
|||
|
φθίνουσα σειρά του βαθμού κινητικότητας |
|||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Α/Α |
Τάξη μεγέθους |
Ποσοστό |
Προοδευτικό |
|
|
Β.Κ |
(ενδεικτικό) |
ποσοστό |
|
1 |
91-100% |
5% |
5% |
|
2 |
81-90% |
8% |
13% |
|
3 |
71-80% |
12% |
25% |
|
4 |
61-70% |
10% |
35% |
|
5 |
61-60% |
20% |
55% |
|
6 |
41-50% |
5% |
60% |
|
7 |
31-40% |
10% |
70% |
|
8 |
21-30% |
5% |
75% |
|
9 |
11-20% |
3% |
78% |
|
10 |
1-10% |
2% |
80% |
|
11 |
0% |
20% |
100% |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
* Το ενδεικτικό ποσοστό διαμορφώνεται στην πράξη με βάση |
|||
|
τα ποσά της επιχείρησης στο σύνολο των αποθεμάτων |
|||
6. ΠΡΟΤΑΣΗ ΠΑΡΑΓΓΕΛΙΑΣ
Η πρόταση παραγγελίας αποτελεί το πιο ουσιαστικό τμήμα της διαχείρισης και της ορθολογικής λειτουργίας των αποθεμάτων. Το ύψος της παραγγελίας επηρεάζει άμεσα το ύψος των αποθεμάτων αλλά και πολλές φορές τη ρευστότητα της επιχείρησης.
Συνήθως η πρόταση παραγγελίας γίνεται αυτόματα από το μηχανογραφικό σύστημα. Στην περίπτωση όμως αυτή απαιτείται και πάλι να γίνεται από τον υπεύθυνο του τμήματος ποσοτική και ποιοτική αξιολόγηση της παραγγελίας.
Μια μέθοδος που χρησιμοποιείται συχνά είναι αυτή του κινητού μέσου όρου (MovingAverage) που χρησιμοποιείται κυρίως για βραχυχρόνιες προβλέψεις. Βασικό χαρακτηριστικό της μεθόδου αυτής είναι ότι τα στοιχεία συνεχώς προσαρμόζονται με τα νέα δεδομένα. Ειδικότερα, όταν προστίθεται νεώτερη παρατήρηση, η παλαιότερη δεν λαμβάνεται υπόψη. Έτσι κάθε φορά υπολογίζεται καινούργιος μέσος όρος, ο οποίος αντιπροσωπεύει τις μεταβολές (μέση μεταβολή).
Προκειμένου να εφαρμοσθεί το σύστημα αυτό το πρώτο που θα πρέπει να προσδιορισθεί είναι το απόθεμα ασφαλείας. Για παράδειγμα ύψος αποθέματος ίσο με κατανάλωση 2 μηνών και φυσικά θα πρέπει να μπουν περιορισμοί στο σύστημα αυτό. Έτσι όταν η στάθμη του αποθέματος είναι ίση ή υπερβαίνει το απόθεμα ασφαλείας να μη δίνεται πρόταση παραγγελίας. Θα πρέπει επίσης το απόθεμα ασφαλείας να αναπροσαρμόζεται ύστερα από ένα χρόνο εφαρμογής.
Προκειμένου να γίνει πιο κατανοητή η μέθοδος παραθέτουμε το σχετικό παράδειγμα που ακολουθεί.
ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑ
Μας δίνονται οι εξαγωγές κατά μήνα ενός προϊόντος για την περίοδο 2019 μέχρι και Μάρτιο του 2020.
Ζητείται να γίνει πρόταση παραγγελίας για τον Απρίλιο του 2020.
|
Έτος |
Μήνας |
Τεμάχια |
Μεταβολή (%) |
Κινητός Μ.Ο. |
|
2019 |
Ιανουάριος |
3 |
|
|
|
|
Φεβρουάριος |
4 |
+33.33 |
|
|
|
Μάρτιος |
5 |
+25.00 |
|
|
|
Απρίλιος |
4 |
-20.00 |
+12.77 |
|
|
Μάϊος |
6 |
+50.00 |
+18.33 |
|
|
Ιούνιος |
5 |
-16.66 |
-4.46 |
|
|
Ιούλιος |
7 |
+40.00 |
+24.46 |
|
|
Αύγουστος |
6 |
-14.28 |
+3.02 |
|
|
Σεπτέμβριος |
8 |
+33.33 |
+19.68 |
|
|
Οκτώβριος |
5 |
-37.50 |
-4.94 |
|
|
Νοέμβριος |
4 |
-20.00 |
-8.05 |
|
|
Δεκέμβριος |
7 |
+75.00 |
+5.83 |
|
2020 |
Ιανουάριος |
8 |
+14.28% |
+23.09 |
|
|
Φεβρουάριος |
7 |
-12.50 |
+25.59 |
|
|
Μάρτιος |
6 |
-14.28 |
-4.16 |
ΑΠΑΝΤΗΣΗ:
Με βάση τον ορισμό παραγγελίας που δίνεται από τη σχέση:
Παραγγελία = Κατανάλωση προηγ. Μήνα +/ – ποσοστό μεταβολής προηγούμενου τριμήνου έχουμε:
Παραγγελία = 6 – 4.16% = 5.75 τεμάχια
Έτσι με βάση την παραπάνω μεθοδολογία έχουμε να παρατηρήσουμε τα εξής:
(α) όταν η ποσότητα του αποθέματος ³ του αποθέματος ασφαλείας δεν δίνεται παραγγελία.
(β) όταν η ποσότητα του υπολοίπου είναι < της ποσότητας ασφαλείας, τότε η ποσότητα παραγγελίας εκτός της πρόβλεψης προσαυξάνεται με τη διαφορά του αποθέματος ασφαλείας.
(γ) σε περίπτωση μη κινητικότητας του ανταλλακτικού για τρεις μήνες δεν δίνει παραγγελία.
(δ) σε περίπτωση λαθεμένων αρχικών προβλέψεων στους επόμενους μήνες (περίπου 3 μήνες) εξομαλύνεται η πρόβλεψη.
7. ΕΚΜΕΤΑΛΛΕΥΣΗ ΠΡΟΪΟΝΤΩΝ ΜΕ ΒΑΣΗ ΤΟ Μ.Π.Κ ΚΑΙ ΤΗΣ ΚΥΚΛΟΦΟΡΙΑΚΗΣ ΤΑΧΥΤΗΤΑΣ
Είναι γεγονός ότι υπάρχει άμεση σχέση του μικτού περιθωρίου κέρδους και της κυκλοφοριακής ταχύτητας των προϊόντων ή εμπορευμάτων. Πιο συγκεκριμένα έχουμε τις παρακάτω σχέσεις:
– Χαμηλό μικτό περιθώριο κέρδους σημαίνει υψηλή κυκλοφοριακή ταχύτητα.
– Υψηλό μικτό περιθώριο κέρδους σημαίνει χαμηλή κυκλοφοριακή ταχύτητα.
Οι παραπάνω σχέσεις συνδέονται με το χρόνο παραμονής των αποθεμάτων στην επιχείρηση, αφού μεγάλος χρόνος παραμονής των αποθεμάτων στην επιχείρηση σημαίνει υψηλές ανάγκες για κεφάλαια κινήσεως και κατ’ επέκταση υψηλές χρηματοοικονομικές δαπάνες. Έτσι στην περίπτωση κατά την οποία έχουμε χαμηλό μικτό περιθώριο κέρδους και χαμηλή κυκλοφοριακή ταχύτητα, τότε το μέσο μικτό περιθώριο κέρδους μπορεί να απορροφάται από τα χρηματοοικονομικά έξοδα. Αντιλαμβανόμαστε ποια θα είναι τα αποτελέσματα των πωλήσεων της περιπτώσεως αυτής αν λάβουμε υπόψη ότι οι πωλήσεις γίνονται με πίστωση στους πελάτες 6 μηνών.
Προκειμένου λοιπόν να έχουμε μια αναλυτική εικόνα για τη συνεισφορά κάθε ομάδας προϊόντων σε σχέση με την κυκλοφοριακή ταχύτητα και το μικτό περιθώριο κέρδους παρουσιάζουμε τα αποτελέσματα (Μικτά κέρδη) της επιχείρησης με βάση την κυκλοφοριακή ταχύτητα των προϊόντων (αποθεμάτων). Για να καταστεί αυτό δυνατό θα πρέπει με βάση το μικτό περιθώριο κέρδους να χαρακτηρίσουμε τα προϊόντα από πλευράς βαθμού κινητικότητας. Μια υποθετική σύνθεση μεταξύ Μικτού περιθωρίου κέρδους και κυκλοφοριακής ταχύτητας θα μπορούσε να είναι:
Μ.Π.Κ. Κ.Ταχ.
Α >50% 1 Φορές
Β 25-50% 2,5 Φορές
C 20-24% 3 Φορές
D 10-19% 4 Φορές
E μέχρι 10% 5 Φορές
Στη συνέχεια παρουσιάζουμε το σχετικό πίνακα που αποτελεί το υπόδειγμα εκμετάλλευσης εμπορευμάτων με βάση το βαθμό κινητικότητας. Τέλος, θα πρέπει να σημειώσουμε ότι πολλές φορές γίνεται σύγχυση μεταξύ του μέσου μικτού περιθωρίου κέρδους (ContributionMargin) και του μικτού κέρδους επί του κόστους πωληθέντων (Mark–up). Το πρώτο υπολογίζεται επί των πωλήσεων ενώ το δεύτερο επί του κόστους. Στον πίνακα που ακολουθεί παρουσιάζεται η σχέση του μικτού περιθωρίου κέρδους και του Mark–up.
|
Σχέσεις MARK – UP |
|
||||
|
& |
|
||||
|
Μικτού περιθωρίου κέρδους (Μ.Π.Κ) |
|
||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Α/Α |
ΜΑRK- UP |
Μ.Π.Κ |
|
|
|
|
1 |
5 |
4,76% |
|
|
|
|
2 |
10 |
9,09% |
|
|
|
|
3 |
15 |
13,04% |
|
|
|
|
4 |
20 |
16,67% |
|
|
|
|
5 |
25 |
20,00% |
|
|
|
|
6 |
30 |
23,08% |
|
|
|
|
7 |
35 |
25,93% |
|
|
|
|
8 |
40 |
28,57% |
|
|
|
|
9 |
45 |
31,03% |
|
|
|
|
10 |
50 |
33,33% |
|
|
|
|
11 |
55 |
35,48% |
|
|
|
|
12 |
60 |
37,50% |
|
|
|
|
13 |
65 |
39,39% |
|
|
|
|
14 |
70 |
41,18% |
|
|
|
|
15 |
75 |
42,86% |
|
|
|
|
16 |
80 |
44,44% |
|
|
|
|
17 |
85 |
45,95% |
|
|
|
|
18 |
90 |
47,37% |
|
|
|
|
19 |
95 |
48,72% |
|
|
|
|
20 |
100 |
50,00% |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
* Η σχέση του Μικτού περιθωρίου κέρδους (Μ.Π.Κ) και του Μark-up |
||||
|
|
δίνεται από την εξίσωση: |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Μ.Π.Κ = Mark -up |
|
|
|
|
|
|
100 + Mark-up |
|
|
|
|
|
ΠΙΝΑΚΑΣ ΕΚΜΕΤΑΛΛΕΥΣΗΣ ΕΜΠΟΡΕΥΜΑΤΩΝ ΜΕ ΒΑΣΗ |
|||||||
|
ΤΗΝ ΚΥΚΛΟΦΟΡΙΑΚΗ ΤΑΧΥΤΗΤΑ |
|||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
ΜΕΓΕΘΗ |
ΚΑΤΗΓΟΡΙΕΣ ΑΠΟΘΕΜΑΤΩΝ |
|
|||||
|
|
Α |
Β |
C |
D |
E |
ΣΥΝΟΛΟ |
|
|
Αρχικά αποθέματα |
|
|
|
|
|
|
|
|
Αγορές |
|
|
|
|
|
|
|
|
Σύνολο |
|
|
|
|
|
|
|
|
– Τελικά |
|
|
|
|
|
|
|
|
Κόστος πωληθέντων |
|
|
|
|
|
|
|
|
Πωλήσεις |
|
|
|
|
|
|
|
|
– Κόστος πωληθέντων |
|
|
|
|
|
|
|
|
Μικτά κέρδη |
|
|
|
|
|
|
|
|
Μ.Π.Κ. |
|
|
|
|
|
|
|
|
Κυκλοφ. Ταχύτητα |
|
|
|
|
|
|
|
Με βάση τα στοιχεία του πίνακα στον οποίο παρουσιάζονται τα μικτά αποτελέσματα με βάση το βαθμό κινητικότητας και το μικτό περιθώριο κέρδους, η επιχείρηση έχει τη δυνατότητα να εξετάσει με βάση τα απολογιστικά στοιχεία αν ισχύει η θεμελιώδης σχέση που σημαίνει υψηλό μικτό περιθώριο κέρδους-χαμηλή κυκλοφοριακή ταχύτητα και χαμηλό μικτό περιθώριο κέρδους-υψηλή κυκλοφοριακή ταχύτητα.
8. ΧΡΗΜΑΤΟΟΙΚΟΝΟΜΙΚΟ ΚΟΣΤΟΣ ΑΠΟΘΕΜΑΤΩΝ
Είναι γεγονός ότι τα αποθέματα μιας επιχείρησης αποτελούν τη βασική παράμετρο των αναγκών σε κεφάλαια κινήσεως. Όσο μεγαλύτερο είναι το ύψος των αποθεμάτων της επιχείρησης τόσο μεγαλύτερες είναι οι ανάγκες για κεφάλαια.
Η κυριότερη πηγή χρηματοδότησης των αναγκών για κεφάλαια κινήσεως της επιχείρησης είναι ο βραχυπρόθεσμος τραπεζικός δανεισμός. Έτσι το τμήμα εκείνο του τραπεζικού δανεισμού που αναλογεί στο ύψος των αποθεμάτων επιβαρύνει τα αποθέματα με τις αντίστοιχες χρηματοοικονομικές δαπάνες.
Στην περίπτωση κατά την οποία η επιχείρηση φαίνεται να αντιμετωπίζει πρόβλημα υπεραποθεματοποίησης, τότε το χρηματοοικονομικό κόστος καθίσταται σημαντικά υψηλό. Αν ο μέσος χρόνος παραμονής των αποθεμάτων είναι αρκετά μεγάλος (μικρή κυκλοφοριακή ταχύτητα) και το μικτό περιθώριο κέρδους είναι χαμηλό είναι δυνατό η πώληση συγκεκριμένων προϊόντων να είναι ζημιογόνα για την επιχείρηση πριν εξαχθούν ακόμη από το χώρο της αποθήκης. Έχοντας υπόψη αυτό το στοιχείο (χρηματοοικονομικό κόστος) αντιλαμβανόμαστε ποιο είναι το χρηματοοικονομικό κόστος και την επίδραση που ασκεί αυτό στα οικονομικά αποτελέσματα όταν το ποσοστό των αποθεμάτων με βαθμό κινητικότητας μηδέν στο σύνολο των αποθεμάτων είναι πολύ μεγάλο.
9. ΔΑΠΑΝΕΣ ΔΙΑΤΗΡΗΣΗΣ ΑΠΟΘΕΜΑΤΩΝ
Σε προηγούμενη παράγραφο εξετάσαμε μια από τις μεταβλητές των δαπανών διατήρησης αποθεμάτων η οποία ήταν το χρηματοοικονομικό κόστος. Είναι αλήθεια ότι το χρηματοοικονομικό κόστος είναι μια από τις βασικές παραμέτρους του συνολικού κόστους διατήρησης των αποθεμάτων. Πέραν όμως αυτής της δαπάνης τα αποθέματα επιβαρύνονται από μια σειρά άλλων δαπανών όπως:
Α) Το κόστος αποθήκευσης.
Β) Το διοικητικό κόστος υποστήριξης και διαχείρισης.
Γ) Φθορές.
Δ) Ασφάλιστρα.
Ε) Οικονομική απαξίωση.
Όλοι οι παραπάνω παράγοντες (δαπάνες), οι οποίοι μαζί με το χρηματοοικονομικό κόστος συνθέτουν το συνολικό κόστος αποθεμάτων, θα πρέπει να βρίσκονται υπό διαρκή έλεγχο και παρακολούθηση με στόχο την ελαχιστοποίηση αυτών των δαπανών στα κατώτατα δυνατά επίπεδα. Για τις παραπάνω αυτές δαπάνες έχουμε να παρατηρήσουμε τα εξής:
Α) Κόστος αποθήκευσης: Το κόστος αποθήκευσης περιλαμβάνει μια σειρά δαπανών που σχετίζονται με το μέγεθος ή τη φύση των αποθηκευτικών χώρων. Οι αποσβέσεις των αποθηκευτικών χώρων, ή τα μισθώματα στην περίπτωση των μισθωμένων αποθηκευτικών χώρων, είναι μια από τις πλέον σημαντικές δαπάνες του κόστους αποθήκευσης. Άλλες δαπάνες που περιλαμβάνονται στο κόστος αποθήκευσης είναι ο φωτισμός, η θέρμανση-ψύξη κλπ. ανάλογα με τη φύση των αποθεμάτων.
Β) Διοικητικό κόστος υποστήριξης και διαχείρισης: Στη δαπάνη αυτή περιλαμβάνονται οι μισθοί του υπευθύνου της αποθήκης και των εργαζομένων που εργάζονται αποκλειστικά στους χώρους της αποθήκης. Επίσης περιλαμβάνει τα έξοδα συντήρησης των μηχανημάτων που χρησιμοποιούνται για τη διακίνηση των αποθεμάτων.
Γ) Φθορές: Περιλαμβάνει το κόστος από τη φθορά που υφίστανται τα αποθέματα για το χρονικό διάστημα που παραμένουν στους αποθηκευτικούς χώρους.
Δ) Ασφάλιστρα: Η ασφαλιστική κάλυψη των αποθεμάτων έναντι εκτάκτων κινδύνων (πυρκαγιάς κλπ.) επιβαρύνει σημαντικά το κόστος διατήρησης των αποθεμάτων.
Ε) Οικονομική απαξίωση: Η δαπάνη αυτή αφορά κυρίως τα προϊόντα εκείνα που δεν παρουσιάζουν πλέον ζήτηση και προκειμένου η επιχείρηση να αποσύρει τα προϊόντα αυτά είναι αναγκασμένη να τα πουλήσει.
10. ΔΑΠΑΝΕΣ ΠΑΡΑΓΓΕΛΙΑΣ
Πέρα των δαπανών διατήρησης των αποθεμάτων έχουμε και τις δαπάνες παραγγελίας των αγορών. Το κόστος παραγγελιών μεταξύ των άλλων περιλαμβάνει:
1) Το διοικητικό κόστος για την υποστήριξη της παραγγελίας.
2) Το κόστος διαδικασιών (εισήγηση έγκρισης παραγγελίας).
3) Το κόστος παραλαβής και ελέγχου.
4) Μεταφορικά έξοδα.
5) Τηλεφωνικά έξοδα.
Όλες τις παραπάνω δαπάνες αντιμετωπίζει η επιχείρηση κάθε φορά που γίνεται μια παραγγελία. Γίνεται αντιληπτό ότι όσο αυξάνεται ο αριθμός (Ν) των παραγγελιών τόσο αυξάνεται το συνολικό κόστος των παραγγελιών. Έτσι τα έξοδα παραγγελίας των αποθεμάτων παρουσιάζουν αρνητική συσχέτιση με τον όγκο αποθεμάτων. Έτσι όσο περισσότερα αποθέματα παραγγέλνουμε ή έχουμε στην κατοχή μας τόσο τα έξοδα αυτά είναι χαμηλά.
Αντίθετα τα έξοδα διατήρησης αποθεμάτων (αποθήκευσης, συντήρησης) είναι ανάλογα του ύψους των αποθεμάτων και κατά συνέπεια στην περίπτωση αυτή έχουμε θετική συσχέτιση δηλ. όσο αυξάνονται τα αποθέματα της επιχείρησης τόσο αυξάνονται τα έξοδα διατήρησης.
Τέλος θα πρέπει να σημειώσουμε ότι εκτός από τις δαπάνες διατήρησης και παραγγελίας των αποθεμάτων η επιχείρηση αντιμετωπίζει και το κόστος από έλλειψη αποθεμάτων, το οποίο σε σχέση με τον όγκο αποθεμάτων παρουσιάζει φθίνουσα σχέση για να μηδενισθεί όταν τα αποθέματα φθάσουν σε ικανοποιητικό επίπεδο.