ΤΟ MANAGEMENT ΤΩΝ ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΩΝ
Πώς θα κερδίσετε ανταγωνιστικότητα, ρευστότητα και αποδοτικότητα μέσα από την αποτελεσματική διαχείριση αγορών και προμηθευτών
1. ΕΙΣΑΓΩΓΙΚΑ
Ένα από τα βασικά μεγέθη του βραχυπροθέσμου παθητικού μιας επιχείρησης αντιπροσωπεύει ο λογαριασμός «προμηθευτές». Ο λογαριασμός αυτός εκφράζει τα υπόλοιπα (ανοιχτά υπόλοιπα) της επιχείρησης για αγορές εμπορευμάτων, πρώτων υλών, υλικών συσκευασίας κλπ. όταν οι αγορές της επιχείρησης γίνονται με «πίστωση». Οι αγορές με πίστωση από τους προμηθευτές γίνονται προκειμένου να καλυφθεί μέρος των αναγκών σε κεφάλαια κινήσεως της επιχείρησης που προκύπτουν από τη δέσμευση χρηματοδοτικών πόρων σε αποθέματα και πελάτες. Κατά συνέπεια, υπό την έννοια αυτή ο λογαριασμός «προμηθευτές» αποτελεί βασική πηγή χρηματοδότησης για την επιχείρηση. Η προσφυγή των επιχειρήσεων στη χρηματοδότηση από τους προμηθευτές γίνεται σήμερα ευρέως, σπάνια όμως οι επιχειρήσεις μετρούν το χρηματοοικονομικό κόστος αυτής της πολιτικής, το οποίο τις περισσότερες φορές είναι δυσβάστακτο και υποσκάπτει ακόμη και την ανταγωνιστικότητα των επιχειρήσεων. Βέβαια οι επιχειρήσεις μπροστά στην «ανακούφιση» που έχουν από τους προμηθευτές από πλευράς ρευστότητας παραβλέπουν το χρηματοοικονομικό κόστος.
2. Ο ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΟΣ ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΩΝ ΑΠΟ ΛΟΓΙΣΤΙΚΗ ΑΠΟΨΗ.
Οι αγορές των εμπορευμάτων σε καμία περίπτωση δεν γίνονται με πίστωση ή καλύτερα με ανοιχτά υπόλοιπα, αλλά τις περισσότερες φορές γίνονται με επιταγές πληρωτέες και σε μικρότερο βαθμό με γραμμάτια πληρωτέα. Στο βαθμό κατά τον οποίο οι αγορές πραγματοποιούνται με ανοιχτά υπόλοιπα πριν μετατραπούν σε αξιόγραφα, η λογιστική παρακολούθηση των προμηθευτών γίνεται με τους λογαριασμούς 50.00 – 50.08.
Στην περίπτωση κατά την οποία οι συναλλαγές των αγορών από τους προμηθευτές πραγματοποιούνται με Γραμμάτια πληρωτέα, τότε η λογιστική παρακολούθηση γίνεται με το λογαριασμό 51 του ΕΓΛΣ. Το γεγονός όμως ότι στην χώρα μας καταφέραμε να μετατρέψουμε την επιταγή από μέσο πληρωμής σε μέσoπίστης, το σύνολο σχεδόν των συναλλαγών πραγματοποιείται με επιταγές πληρωτέες (μεταχρονολογημένες) οι οποίες λογιστικά παρακολουθούνται με τον λογαριασμό 53.90 «Επιταγές πληρωτέες (μεταχρονολογημένες)».
Έτσι το σύνολο των υποχρεώσεων της επιχείρησης από αγορά εμπορευμάτων, πρώτων υλών, υλικών συσκευασίας κλπ. αποτελείται από τους παραπάνω λογαριασμούς του ΕΓΛΣ. Συνεπώς, προκειμένου να προσδιορίσουμε την κυκλοφοριακή ταχύτητα των προμηθευτών θα πρέπει να λάβουμε υπόψη τα υπόλοιπα των λογαριασμών που απεικονίζουν τις υποχρεώσεις της επιχείρησης από αγορές.
3. ΟΙ ΕΜΠΟΡΙΚΕΣ ΠΙΣΤΩΣΕΙΣ.
Όπως αναφέραμε προηγούμενα, η βραχυπρόθεσμη χρηματοδότηση από τους προμηθευτές ή οι εμπορικές πιστώσεις καλύπτουν σημαντικό τμήμα των συνολικών πηγών χρηματοδότησης των επιχειρήσεων. Η πολιτική των εμπορικών πιστώσεων εξαρτάται από μια σειρά παραγόντων μεταξύ των οποίων είναι:
1. Η οικονομική επιφάνεια του αγοραστή. Στην περίπτωση κατά την οποία είναι γνωστή η οικονομική επιφάνεια του αγοραστή κατόπιν διερεύνησης της πιστωτικής του δυνατότητας, στις περιπτώσεις αυτές τις περισσότερες φορές η συναλλαγή γίνεται με τον ανοικτό λογαριασμό και ο αγοραστής δεν υπογράφει κανένα αξιόγραφο.
2. Φύση του προϊόντος. Η κυκλοφοριακή ταχύτητα των προϊόντων είναι ένας από τους σημαντικούς παράγοντες των εμπορικών πιστώσεων και συνδέεται άμεσα με το χρόνο πίστωσης. Έτσι, στα προϊόντα εκείνα που έχουν μεγάλη κυκλοφοριακή ταχύτητα, ο χρόνος πίστωσης είναι σχετικά μικρός. Αυτό συμβαίνει γιατί στην προκειμένη περίπτωση ο αγοραστής έχει τη δυνατότητα να ρευστοποιήσει γρήγορα τα προϊόντα και να εξοφλήσει τον προμηθευτή. Αντίθετα, σε προϊόντα που παρουσιάζουν μικρή κυκλοφοριακή ταχύτητα, οι πιστώσεις που παρέχονται από πλευράς χρονικής διάρκειας είναι σχετικά μεγάλες.
3. Κατάσταση του κλάδου. Πολλές φορές σε τομείς ή κλάδους της οικονομίας έχουν θεσπισθεί «άγραφοι νόμοι» όσον αφορά το ύψος και τη διάρκεια της πίστωσης, με αποτέλεσμα οι επιχειρήσεις να ακολουθούν αυστηρά την ενιαία πολιτική πιστώσεων. Η ενιαία αυτή πολιτική πιστώσεων συνδέεται τόσο με τη φύση του προϊόντος (ίδιο προϊόν) όσο και με θέματα ανταγωνισμού των επιχειρήσεων.
4. Μικτό περιθώριο κέρδους. Στην περίπτωση κατά την οποία το προϊόν που πωλείται έχει χαμηλό μικτό περιθώριο κέρδους τότε οι πιστώσεις που παρέχονται είναι από πλευράς διάρκειας χαμηλές, γιατί στην αντίθετη περίπτωση το χαμηλό μικτό περιθώριο κέρδους εξανεμίζεται από το χρηματοοικονομικό κόστος.
4. ΧΡΗΜΑΤΟΟΙΚΟΝΟΜΙΚΟ ΚΟΣΤΟΣ ΤΩΝ ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΩΝ
Συνήθως οι προμηθευτές κατά την αγορά εμπορευμάτων ή υπηρεσιών προτείνουν την αγορά «τοις μετρητοίς» με ανάλογη έκπτωση επί του τιμολογίου. Η εναλλακτική πρόταση από πλευράς προμηθευτή, μετρητοίς ή με πίστωση περιλαμβάνει ή καλύτερα συνδέεται με το χρηματοοικονομικό κόστος το οποίο στην περίπτωση αυτή το επιβαρύνεται ο αγοραστής, αφού οι αγορές του γίνονται με πίστωση. Στην αντίθετη περίπτωση κατά την οποία ο αγορές γίνονται «μετρητοίς» ο αγοραστής δεν επιβαρύνεται με το επιπρόσθετο αυτό χρηματοοικονομικό κόστος. Το χρηματοοικονομικό αυτό κόστος αντιπροσωπεύει το κόστος από τη μη ανάληψη των εκπτώσεων, του οποίου οι βασικοί παράμετροι είναι το ποσοστό της έκπτωσης και η περίοδος πίστωσης.
Θα πρέπει να σημειώσουμε ότι το κόστος από τη μη ανάληψη των εκπτώσεων δεν είναι «ορατό», αλλά είναι ένα υπονοούμενο «έμμεσο κόστος».
Το κόστος αυτό αυξάνεται (για τον αγοραστή) όσο αυξάνεται το ποσοστό της έκπτωσης δηλ. έχουμε θετική συσχέτιση. Αντίθετα, όσο αυξάνεται η περίοδος πίστωσης – με σταθερό το ποσοστό έκπτωσης – μειώνεται το κόστος από τη μη ανάληψη των εκπτώσεων. Το ποσοστό έκπτωσης μας δίνει το μέγεθος του χρηματοοικονομικού κόστους, αν γίνει αναγωγή του κόστους αυτού σε ετήσια βάση.
Το κόστος από τη μη ανάληψη των εκπτώσεων δίνεται από τη σχέση:
Ετήσιο κόστος από
μη ανάληψη των εκπτώσεων = ποσοστό έκπτωσης x 365
100-ποσοστό έκπτωσης τελ. ημ. πληρ.-περίοδ. αναλ. των εκπτ.
Σύμφωνα με την παραπάνω σχέση, ο όρος τελική ημέρα πληρωμής αναφέρεται στο συνολικό χρόνο πίστωσης που παρέχεται στον αγοραστή μέχρι την τελική ημερομηνία εξόφλησης, ενώ η περίοδος ανάληψης των εκπτώσεων αναφέρεται στο χρόνο κατά τον οποίο ισχύει η έκπτωση από την έκδοση του τιμολογίου. Έτσι σε μια συναλλαγή η οποία προβλέπει έκπτωση 10% στην περίπτωση που η πληρωμή γίνει μέσα σε 20 ημέρες από την έκδοση του τιμολογίου ή διαφορετικά η εξόφληση σε 90 ημέρες από την έκδοση του τιμολογίου, ο χρόνος των 20 ημερών αφορά την περίοδο ανάληψης των εκπτώσεων, ενώ ο χρόνος των 90 ημερών αφορά την τελική ημερομηνία πληρωμής. Όπως φαίνεται από την παραπάνω σχέση που μας δίνει το ετήσιο κόστος από τη μη ανάληψη των εκπτώσεων, αυτό δεν σχετίζεται με το ύψος του τιμολογίου, αλλά απλώς με το ύψος των εκπτώσεων και το χρόνο.
Έτσι στην περίπτωση του παραδείγματος μας το ετήσιο χρηματοοικονομικό κόστος θα ήταν:
Ετήσιο χρημ/κο κόστος = 0,10 x 365 = 57,94%
1,00-0,10 90-20
Αν υποθέσουμε ότι το ύψος του τιμολογίου ήταν 100.000δρχ. τότε θα μπορούσαμε να χρησιμοποιήσουμε έναν πρακτικό τρόπο χωρίς τον ορισμό της παραπάνω σχέσεως που μας δίνει άμεσα το χρηματοοικονομικό κόστος.
Έτσι, αν υποθέσουμε ότι ο αγοραστής του παραδείγματος μας δεν μπορεί να πληρώσει μέσα σε 20 ημέρες ή πιστεύει ότι είναι καλύτερα γι’ αυτόν να πληρώσει μετά από 90 ημέρες επί της αξίας του τιμολογίου, τότε θα είχαμε τα παρακάτω δεδομένα:
Α) Ύψος έκπτωσης : 100.000 x 10% = 10.000δρχ.
Β) Ποσοστό της έκπτωσης στις 90.000δρχ. : 10.000 = 11,11%
90.000
Η επιβάρυνση αυτή των 11,11% αφορά μόνο 70 ημέρες αφού ο αγοραστής είχε τη δυνατότητα να εξοφλήσει το τιμολόγιο την 20η ημέρα από την έκδοση του και να επωφεληθεί της έκπτωσης. Συνεπώς σε ετήσια βάση το χρηματοοικονομικό κόστος του αγοραστή ανέρχεται σε :
Γ) Χρημ/κο κόστος από τη μη ανάληψη των εκπτώσεων: 365 x 11% = 57,94%
70
Προκειμένου ο αναγνώστης να έχει μια εικόνα για την διαμόρφωση του κόστους από τη μη ανάληψη των εκπτώσεων παραθέτουμε στη συνέχεια δύο σχετικούς πίνακες.
Ο πρώτος πίνακας αναφέρεται σε συναλλαγές που γίνονται μετρητοίς και με σχετική έκπτωση, ενώ ο δεύτερος πίνακας αναφέρεται σε συναλλαγές στις οποίες ο αγοραστής διατηρεί το δικαίωμα της έκπτωσης για περίοδο 20 ημερών από την έκδοση του τιμολογίου.
5. ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗ ΤΗΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΤΩΝ ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΩΝ
Από την ανάγνωση των όσων προηγήθηκαν προκύπτει το συμπέρασμα ότι η ρευστότητα για μία ακόμη φορά επαναβεβαιώνεται ότι είναι η βασική παράμετρος και η δύναμη της επιχειρηματικής λειτουργίας.
Με το σύστημα των επιταγών πληρωτέων δεν λύνουμε το πρόβλημα του κινδύνου της ρευστότητας αλλά αναλαμβάνουμε έναν νέο κίνδυνο, αυτόν του χρηματοδοτικού κινδύνου (Αδυναμία εξόφλησης επιταγών).
Τέλος, από το γεγονός ότι στις περισσότερες φορές το κόστος από τη μη λήψη των εκπτώσεων (κόστος προμηθευτών) είναι ιδιαίτερα σημαντικό (υψηλό), αυτό λειτουργεί σε βάρος τόσο της ανταγωνιστικότητας όσο και της αποδοτικότητας.